Comment ça marche ?

Le texte ci-dessous est la notice de Medocs. Vous y trouverez des infos détaillées, ainsi que des détails techniques concernant l'installation en réseau:

Notions à connaitre

Les bases de données

Médocs utilise deux types de bases :

- Les bases de prescriptions. Celles-ci contiennent la liste des médecins, des patients, les prescriptions, consignes et notes. Médocs peut ouvrir jusqu’à trois bases simultanément. La base locale, installée par défaut, est un fichier situé sur votre disque dur (dans le répertoire data dur répertoire d’installation de Médocs 4.5. c’est le fichier basepresnew.rbd). La base en réseau est située à distance sur un serveur MySQL. Elle est identique, mais multi-utilisateurs. Médocs sait également installer une base sur une clef USB (ou tout autre volume amovible en fait), afin de transférer facilement vos données par exemple d’un portable (en visite) à un ordinateur de bureau (pour imprimer).

- Les bases de médicaments : une base dite standard contient la liste de toutes les spécialités disponibles en France. La base dite « perso » est une base personnalisable : vous pouvez y entrer la liste des spécialités disponible dans votre établissement ou votre pays. Il est également possible d’installer une base en réseau, de la même façon que pour les prescriptions.

Identification de l’utilisateur

Au démarrage, Médocs vous demande de choisir votre nom dans une liste d’utilisateurs et votre mot de passe. Vous devez donc être titulaire d’une fiche médecin dans une des bases disponibles au démarrage pour vous servir de Médocs. Si aucun médecin n’est défini, vous pouvez vous connecter en tant qu’administrateur (dernier item de la liste). Au premier lancement le mot de passe administrateur est vide. Il est important de mettre rapidement un mot de passe personnalisé à l’administrateur afin de protéger l’application.

L’écran de démarrage vous permet également de choisir de démarrer sur la base locale ou sur la base réseau (à condition que les deux soient disponibles). On ne peut jamais démarrer sur la clef USB.

Selon les droits accordés à un utilisateur dans sa fiche médecin, celui-ci pourra être :

- administrateur : droit d’utiliser toutes les fonctions

- prescripteur pour tous les patients

- droit de consultation pour les patients des autres médecins et prescripteur uniquement pour ses patients

- prescripteur uniquement pour ses patients

Après identification, les droits possédés dans la base de démarrage sont accordés sur toutes les bases connectées.

A l’ouverture, Médocs vous propose de se reconnecter sur la dernière base ouverte et avec le dernier médecin identifié.  

Onglet médecins

Définir les médecins

Se rendre sur l’onglet médecin.

Le bouton ajouter permet de créer une fiche médecin. Téléphone et fonction seront rappelés sur la feuille de prescriptions.

Il est possible mais non obligatoire d’appliquer un mot de passe à l’identification des médecins. Dans ce cas, il sera impossible aux autres utilisateurs d’accéder au dossier de ses malades, sauf si ceux-ci en ont l’autorisation.

Les trois lignes de la zone « cachet » permettent de vous constituer l’équivalent d’un cachet encreur. C’est ce qui apparaîtra sous votre nom sur les ordonnances bizones. Les autres types d’ordonnance utilisent une entête par service qui est définie dans les préférences d’impression.

Privilèges

A droite se trouve une zone déterminant les privilèges des médecins. Selon les options choisies vous pouvez définir 4 niveaux de privilèges (par ordre décroissant de droits) :

- administrateur : droit d’utiliser toutes les fonctions

- prescripteur pour tous les patients

-droit de consultation pour les patients des autres médecins et prescripteur

- uniquement pour ses patients

prescripteur uniquement pour ses patients ne pouvant consulter les autres dossiers

Onglet patients

Créer les dossiers patients

Il faut d’abord créer le dossier d’un patient dans l’onglet patients pour pouvoir prescrire.

La liste des patients affichée est la votre. Si vous en avez le privilège vous pouvez aussi afficher les patients des autres prescripteurs ou les voir tous à l’aide des boutons situés en haut à droite.

Ajouter ouvre la fiche patient. Les données cliniques sont évidemment facultatives, elles n’apparaissent que sur la feuille de prescriptions, et pas sur les ordonnances de sortie. Le choix d’un médecin de la base est obligatoire.

On modifie la fiche et supprime le patient avec les boutons ad hoc. On peut supprimer plusieurs patients à la fois par sélection multiple (touches shift et control).

Archivage

Le bouton « archiver » sert à faire disparaître un patient de la liste sans enlever les données de la base. On pourra ensuite réafficher les données concernant ce patient à l’aide de la commande « Réactiver » qui affiche la liste des dossiers patients archivés.

On peut également consulter directement les dossiers des patients archivés à l’aide de la commande « Afficher les dossiers archivés »

Transfert

Dans le cas où vous avez plusieurs bases ouvertes, locale, réseau ou USB, les boutons de transfert permettent de faire passer un patient d’une base à l’autre. Il vous est demandé pendant le transfert de redéfinir le médecin prescripteur dans la base d’arrivée, car cette opération ne fusionne pas la liste des médecins.

Onglet prescriptions

Prescrire des médicaments:

Rendez vous sur l’onglet prescriptions.

Choisissez le patient pour lequel vous souhaitez prescrire à l’aide du menu déroulant en haut à gauche.

Il y a deux manières d’ajouter une ligne de prescriptions.

- vous pouvez ajouter une ligne vide et écrire ensuite dans cette ligne ;

- mais lorsqu’il s’agit de prescrire une spécialité pharmaceutique, il est préférable de choisir le produit sur une liste. Vous avez le choix entre une base de médicaments personnelle locale (nous verrons plus loin comment la charger), une base de spécialités standard (en fait la liste des spécialités du Vidal), et une base personnelle en réseau.

La base perso (pour personnalisable) fournie à titre d’exemple est celle du stock de médicament d’un hôpital général, avec les codebarres correspondants.

Malheureusement, ni cette base ni la base standard ne contiennent la colonne DCI (problème de copyright).

Cochez la base choisie, et frappez dans le cadre vide les trois premières lettre de la spécialité recherchée (au moins). La liste des produits correspondants s’affiche au-dessous.

Sélectionnez en un et appuyez sur la touche « Ajouter/Remplacer ». Une nouvelle ligne s’ajoute avec le nom du produit. Vous pouvez directement double-cliquer le produit dans la liste affichée.

Vous pouvez également utiliser la case « Ajout avec posologies » si vous avez d’abord personnalisé le médicament choisi sur l’onglet médicaments (QS).

Si vous sélectionnez une spécialité préalablement dans la liste des prescriptions, le programme vous proposera de remplacer le produit sélectionné.

La case marquée d’une croix à gauche du champ de saisie permet d’effacer ce dernier complètement.

Vous pouvez modifier l’ordre des lignes en cliquant sur le point rouge situé à gauche pour les faire glisser.

Il faut ensuite entrer les posologies dans les colonnes adéquates. Vous pouvez utiliser les trois dernières colonnes à votre guise (voir plus loin la définition de ces colonnes ; par défaut : durée, fin, remarques). Indiquer la forme est important pour les ordonnances de sortie. Toujours indiquer « cpé » ou « goutte » au singulier, le programme se charge du pluriel si nécessaire. Un clic droit de la souris ouvre un menu contextuel pour les formes et les posologies

La validation est automatique et implicite (ce qui signifie que toute modification est immédiate et irréversible).

Historiser les prescriptions

Vous pouvez garder un historique de vos prescriptions en cliquant simplement sur le bouton « Historiser ». Une copie de votre prescription est conservée et rangée chronologiquement dans l’onglet Historique. Attention, il s’agit d ‘une trace. Ces copies historisées ne peuvent être réactivées ni modifiées

Prescriptions non médicamenteuses

Le bouton consignes permet d’utiliser un champ en texte libre pour prescrire toutes vos consignes, prescriptions d’examens, de rééducation, ou même pour faire un courrier sommaire. La dernière feuille de consignes écrite est conservée dans le dossier du patient.

Vous pouvez imprimer cette feuille de consignes selon trois formats :

la feuille de consignes est un format hospitalier, semblable à la feuille de prescriptions, en format paysage, avec les données cliniques rappelées.

L’ordonnance simple est une ordonnance à entête simple

L’ordonnance bizone : toutes les consignes se trouvent dans la zone ALD.

Vous pouvez également historiser ces consignes comme toute prescription. Le bouton fermer enregistre simplement le texte, annuler ferme sans enregistrer vos modifications.

Prise de notes

Comme son nom l’indique, ce bouton permet de prendre une note dans une fenêtre contenant un champ pour du texte libre. Cette note est ensuite rangée dans l’historique du patient.

Onglet historique

Il permet d’afficher pour chaque patient d’afficher la liste chronologique des prescriptions historisées, des consignes historisées et des notes. On les lit en cliquant sur chacune d’elles.

On peut les supprimer une à une ou par sélection multiple.

On peut également les imprimer une à une ou par sélection multiple.

Pour effectuer une sélection multiple :

utilisez la touche Maj (shift) pour sélectionner des lignes contiguës

utilisez la touche control pour ajouter des lignes non contiguës

Impression des prescriptions

Vous ne pouvez imprimer directement sans procéder à quelques paramétrages préalables. Heureusement, ceux-ci sont à faire une seule fois.

Les formats d’impression :

En raison de la diversité des drivers d’imprimante, il n’est pas possible de fournir des formats d’impression standards à l’installation. Vous devez donc les définir au moins une fois en passant par le dialogue de mise en page de votre imprimante.

Vous devez effectuer cette opération trois fois, pour les trois types de documents imprimables  en passant par le menu Impression et les sous-menus Mise en page de chaque type de document:

- pour la feuille de prescription hospitalière, il faut choisir impérativement le mode « paysage ». Vous pouvez réduire les marges à 15 mm environ pour disposer de plus de place. Ce format s’applique également aux feuilles de dispensation et aux feuilles de consignes.

- pour les ordonnances de sortie simple ou bizone, il faut choisir impérativement le mode « portrait». Vous pouvez également réduire les marges à 15 mm environ pour disposer de plus de place.

Dés lors vous pouvez  lancer une impression avec le sous menu du même nom, où une prévisualisation (la fenêtre de prévisualisation permet d’imprimer dans la foulée).

Personnaliser vos impressions

Le logo affiché en haut et à gauche des feuilles de prescription et des ordonnances simples est modifiable ou supprimable. Il se trouve dans le répertoire .../program files/Médocs/data et se nomme logo.bmp. Vous pouvez le remplacer par un autre fichier bitmap de votre choix, de préférence de même dimension, ou le supprimer. Sur Mac, le fichier se trouve au même endroit, à partir du dossier où vous avez placé Médocs.

La commande personnalisation du menu impression permet d’enregistrer un certain nombre de mentions qui figureront sur les impressions.

Sur la feuille de prescriptions, vous disposez de 4 lignes réparties sur deux cadres, pour identifier par exemple l’établissement et le service.

Sur l’ordonnance simple, vous disposez de 3 lignes sur la largeur de la page.

Sur l’ordonnance bizone , vous disposez de 3 lignes courtes qui apparaîtront sous votre nom dans la case de gauche.

Au-dessous vous pouvez définir le libellé des 6 colonnes d’horaires de  prise de traitement ainsi que des deux dernières colonnes supplémentaires (durée, fin du traitement, remarque, etc... Ces mentions seront ajoutées en fin de ligne à l’impression).

Il est important de donner un équivalent en clair du libellé des colonnes pour les ordonnances de sortie. Ainsi, par exemple, « 2 cpés à 12H » sur la feuille de prescriptions deviendra « 2 cpés à midi » sur l’ordonnance de sortie.

Au-dessous, vous pouvez définir les largeurs souhaitées pour les colonnes de la feuille de prescription à l’impression, ainsi que le nombre de lignes de tableau à  imprimer.

L’option « Imprimer en double » évite d’avoir à frapper 2 copies au moment du dialogue d’impression.

On peut définir une police d’impression dans le cadre adéquat (attention aux fautes de frappe).

On peut choisir d’imprimer ou non la colonne de codebarres.

Le menu administration

Les commandes de ce menu sont accessibles uniquement si vous êtes identifié comme administrateur.

Mot de passe administrateur

La  commande « Mot de passe administrateur» permet d’appliquer un mot de passe au compte « Administrateur » qui figure dans le menu d’identification. Il est impératif d’établir un mot de passe pour l’administrateur et pour les médecins déclarés comme administrateur, sans quoi n’importe qui peut accéder à la base, voire l’endommager ou la détruire.

Bases de données

Cette commande fait l’objet d’un chapitre spécial.

Sauvegardes automatiques

La fenêtre « Sauvegardes automatiques » permet de déclencher une sauvegarde de la base locale comme de la base réseau à l’extinction du logiciel. Il est souhaitable qu'un des postes (distinct du poste serveur si possible) sauvegarde systématiquement la base réseau. Cette opération peut prendre un temps très variable en fonction de la proximité sur le réseau.

Bouton « imprimer »

La commande "Bouton imprimer" permet de définir quel type de documents seront édités lorsque vous appuierez sur le bouton imprimer de l'onglet prescriptions.

Personnalisation des impressions

Voir la section Impression .

Numéro de série

La commande « A propos de Médocs » ouvre une petite fenêtre qui donne des infos sur la version du programme et des bases de données ouvertes.

Elle contient également en bas le champ servant à entrer le numéro de série. Ce champ ne réapparaît plus une fois le programme enregistré (il faudra le ressaisir si vous détruisez le fichier de préférences).

Ce numéro active l’impression des ordonnances bizones. Vous pouvez l’obtenir en l’échange d’un simple mail à l’auteur :  Médocs@mesureware.euro.st

Merci d’y faire figurer vos impressions sur le logiciel et vos demandes d’améliorations.

Commande « Bases de données »

Importation des bases

Par défaut, le programme fonctionne avec trois bases de données locales.

- une base de prescriptions

- une base de médicaments standard (en fait la liste des spécialités du Vidal)

- une base de médicaments personnelle. Vous pourrez entrer vos données dans la base à l’aide d’un fichier texte (.txt, séparateur tabulations) comprenant les colonnes suivantes :

colonne 1 : codebarre du produit

colonne 2 : nom commercial

colonne 3 : DCI (ou substance active)

Vous utiliserez la commande charger base pour localiser le fichier texte et ainsi commencer le transfert. Cette opération est à réaliser une seule fois.

A titre d’exemple, à l’installation, la base personnelle contient la liste des médicaments en stock dans un hôpital général de la Région Parisienne.

Note importante pour l'utilisation sur Windows NT, 2000, ou système UNIX: Par défaut les bases de données sont placées dans le répertoire program files. Le logiciel a probablement été installé sous une session administrateur. Si l'utilisateur n'est pas un administrateur, Médocs ne pourra écrire dans ses bases (il n'a pas les privilèges nécessaires). Dans ce cas, il faut déplacer le répertoire data dans un endroit accessible à l'utilisateur (par exemple "Mes documents" ). Vous pourrez alors indiquer à Médocs où trouver ce répertoire avec la commande "Choisir" de la fenêtre base de données. A défaut, le programme vous demandera de localiser cette base au premier lancement.

Travail sur des bases de données partagées en réseau

Si vous souhaitez travailler en réseau, avec des bases partagées sur un serveur, il vous faut tout d’abord installer un serveur MySQL. C’est très simple !

Le mieux est de télécharger le document consacré à ce sujet sur la page de téléchargement.

Choisissez la machine qui servira de serveur (idéalement toujours allumée). L’installation est plus simple sur un PC

Téléchargez un logiciel libre (gratuit) appelé EasyPHP. On le trouve sur de nombreux sites grâce à Google. Choisissez la version 1.6 (la 1.7 nécessite une étape supplémentaire décrite dans le document spécial cité plus haut). Installez EasyPHP. Celui-ci installe une petite icône en bas à droite de votre écran. Localisez le répertoire EasyPHP dans program files. Il contient lui-même un répertoire MyQSL qui contient un répertoire data. C’est là que vous placerez vos bases.

Téléchargez les bases souhaitées (prescriptions en réseau : basepres.zip, base de médicaments en réseau : baseprod.zip), décompressez les et placez les répertoires obtenus (basepres et baseprod) dans le répertoire data défini ci-dessus.

Il reste à définir des droits d’accès pour ces deux bases. Utilisez la petite icône d’EasyPHP, lancer MySQL si ce n’est pas le cas, puis utilisez la commande administration. Elle lance PHPmyAdmin dans votre navigateur Web.

Sélectionnez en haut à gauche la base « basepres » puis cliquez sur la commande « Droits d’accès »

Définissez un utilisateur du nom de votre choix, ainsi que son mot de passe. Choisissez l’option « N’importe quel serveur ». Validez.

Répétez la même opération avec la base baseprod.

Ensuite, il est impératif d’utiliser la commande « recharger MySQL » pour que ces nouveaux utilisateurs soient pris en compte.

Retournez dans Médocs, et affichez la fenêtre « bases de données ». Cocher  « Ouvrir une base réseau dans la catégorie concernée (prescriptions ou médicaments, ou les deux).

Entrez pour chacune :

- l’adresse IP du serveur : par exemple 145.2.160.138. On la trouve dans le Panneau de configuration « Réseau ».

Le champ nom doit indiquer « basepres » pour les prescriptions, « baseprod » pour les médicaments.

Fermez, relancer Médocs. Regardez le menu Bases.

Installer MySQL sur Mac 

Le serveur n’existe que pour MacOSX.

L’installation est un peu plus compliquée que sur PC, car il n’existe pas d’installeur combiné comme EasyPHP (à ma connaissance et à ce jour).

C’est cependant tout à fait faisable, en s’aidant de tutoriels disponibles sur le Web ou des articles d’AvosMacs. Voici les grandes lignes.

Téléchargez et installez MySQL. Aucun problème. Il est fourni avec une petit « control panel » qui apparaît dans les paramètres du Mac pour activer le serveur et définir un mot de passe .

Activez PHP : il est installé par défaut mais non actif. C’est la partie délicate. Il faut modifier un fichier log. Se reporter à la note technique d’Apple. Je trouve plus simple d’utiliser BatchMod pour accéder au fichier log ou de démarrer en mode root, plutôt que d’utiliser le terminal.

Installer PHPMyAdmin : c’est facile, mais il y a aussi un fichier de config à modifier pour qu’il reconnaisse vos bases…

Placez vos bases dans le dossier Data comme sur le PC (Library/MySQL/data/). Il faut faire ça en mode root, car vous n’avez pas les privilèges pour ça a priori ! Ensuite il reste encore à définir l’utilisateur MySQL comme propriétaire de vos bases (le répertoire et tout ce qu’il contient).

Ensuite, ça fonctionne

Menu bases 

Commandes de connexion aux bases

Si vous avez correctement configuré vos connections, l’item « Réseau » est disponible ,. Vous pouvez switcher de la base réseau à la base locale à l’aide ce menu. Vous pouvez aussi ensuite désactiver la base locale, si vous le souhaitez et seule la base réseau s’activera.

La commande « Connecter au réseau » peut être utile si la connexion a échoué au lancement du logiciel (par exemple si le serveur MySQL était éteint). Il permet de se reconnecter sans relancer le logiciel.

La commande « Connecter à la clef USB est à utiliser systématiquement après branchement d’une clef USB pour commencer à utiliser la base USB (à condition bien sûr qu’une base ait été installée sur cette clef, CF ci-dessous).

Il est également conseillé d’utiliser la commande de déconnexion de la clef avant de la retirer pour assurer une fermeture correcte de la base. Attention cela ne vous dispense pas selon la modalité habituelle d’éjection propre à votre système.

Sauvegarde et restauration

Pour chaque type de base, il existe une commande de sauvegarde et de restauration. Ces tâches peuvent prendre un temps très variable en particulier selon la qualité du réseau.

Ces sauvegardes se matérialisent par des fichiers sur le poste local. Il est évident en ce qui concerne la base réseau que la sauvegarde doit être effectuée sur un autre poste que celui qui sert de serveur.

Attention, l’opération de restauration est irréversible !

Les sauvegardes sont utiles pour parer à des risques de corruption de base. Pour la base locale, elle peut survenir en cas de plantage de l’ordinateur ou du logiciel. Cette éventualité est devenue rare avec le nouveau format de base inauguré par la version 4.5. Une corruption de la base réseau est théoriquement possible, même si les serveurs MySQL sont extrêmement robustes.

Si la restauration d’une base réseau était impossible, il faudrait alors réinstaller la base « basepres » dans MySQL comme lors de l’installation.

Importer base ancien format

Il s’agit de récupérer les données de Médocs 4.0. Un dialogue d’ouverture de fichier s’ouvre (a priori dans le dossier program files). Vous devrez localiser le fichier basepres.rbd (attention l’extension .rbd peut être masquée dans certains cas). Celui se trouve dans le répertoire Médocs ( et non pas Médocs 4.5 qui est le répertoire de la nouvelle version). Dans le répertoire Médocs, trouvez le répertoire data qui contient basepres.rbd. Ensuite tout est automatique.

Installer base USB

Cette opération est à faire une seule fois pour installer une base de prescriptions sur votre clef USB. Connectez la clef, exécutez la commande. La base installée contient les mêmes données que votre base locale initialement.