Comment ça marche ?

Le texte ci-dessous est la notice d'Agenor. Vous y trouverez des infos détaillées, ainsi que des détails techniques concernant l'installation en réseau:

Deux autre textes sont disponibles sur d'autres pages :

Comment installer Agenor en réseau ou via internet

Comment importer des listes réalisées par Gardian


Fonctions générales
Identification
La fenêtre d'identification s'affiche au lancement de l'application.
Vous devez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe tels qu'ils vous ont été donnés par votre administrateur. Le mot de passe est modifiable.
Votre nom d'utilisateur sera conservé en mémoire d'une fois sur l'autre.
Si vous devez quitter votre écran il est conseillé de verrouiller l'application. il vous faudra ensuite vous identifier à nouveau.
Privilèges
Le bouton "Mes privilèges" permet d'afficher la liste des actions que votre administrateur vous a autorisé à effectuer avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
La notion de privilèges est équivalente à celle de droits dans d'autres logiciels.
Mot de passe
Le bouton mot de passe sert à changer votre mot de passe personnel.
Attention, même un administrateur ne pourra retrouver votre mot de passe oublié.
Il est conseillé de changer votre mot de passe aussitôt après la création si vous ne l'avez pas choisi.

Menus
Les menus permettent d'accéder à certaines fonctions générales, ou d'usage rare:
- le menu fichier apporte des commandes de prévisualisation qui complètent les commandes d'impression. Elles changent suivant l'onglet concerné.
- ils contient aussi la définition de deux formats d'impression. Paysage correspond à l'horizontal, portrait au vertical. Vous devez sélectionner une fois manuellement les bonnes options, pour avoir des définitions adaptées à votre propre driver d'imprimante.
Il est conseillé de régler toutes les marges à 10 environ.
- le menu édition permet de faire des copier/coller entre champs quand c'est possible.
- le menu aide permet entre autres d'écrire un mail à l'auteur du logiciel pour signaler un bug ou tout autre message, ainsi que de rechercher une mise à jour via le web.
Consultation des listes
Consultation
La consultation des listes de présence s'effectue à l'aide de l'onglet "Listes".
Par liste de présence on entend d'une part les traditionnelles listes de gardes correspondant au travail de nuit (gardes, astreintes), mais aussi des listes correspondant à un certain poste sur une plage définie de la journée (matin, après-midi).
Selon les privilèges accordés par votre administrateur, vous pourrez accéder aux listes de votre spécialité, ou des autres spécialités. Dans ce deuxième cas, un menu déroulant permet de choisir la spécialité à afficher.
Si la mention A1 ou A2 figure à droite de la spécialité, c'est que vous les listes affichées sont une version alternative. Le passage de la version principale aux versions alternative se fait à partir de l'onglet d'édition des listes.
Par défaut, le programme affiche le mois en cours.
En cliquant sur période en cours, vous obtenez une vue centrée: une semaine avant la date du jour (en rose) et trois semaines après. Vous pouvez choisir une autre période en cliquant sur le bouton du même nom.
Les boutons " M-1 " et " M+1 " vous permettent de vous déplacer d'un mois en arrière ou un mois en avant par rapport au mois actuellement affiché.
On visualise l'ensemble des listes en les faisant défiler à l'aide de la barre de défilement horizontale.
Si vous possédez des droits d'édition dans la spécialité, vous pouvez modifier directement les listes dans l'onglet de consultation, à l'aide du bouton droit de la souris.
Impression
Vous pouvez imprimer ces listes. La prévisualisation est possible grâce au menu Fichier.
Un paramètre accessible dans les "paramètres de spécialités" permet de choisir entre une impression en mode portrait (vertical) ou paysage (horizontal)
A la première impression, vous devrez définir le format d'impression pour votre imprimante. Choisissez le mode portrait ou paysage, conformément à votre choix précédent. Réglez les marges : les marges gauches et droites devraient être inférieures ou égales à 15. Ce réglage est fait une fois pour toutes.
Exportation
Le menu fichier donne accès à la fonction "Exporter " qui vous permet d'enregistrer vos listes au format Excel (format texte pour Excel, plus précisément).
La fonction d'exportation de l'ensemble des listes publiées permet de placer dans une feuille Excel l'ensemble des listes de toutes les spécialités.
Les colonnes apparaissent dans l'ordre alphabétique des spécialités, et à l'intérieur des spécialités dans leur ordre d'affichage.
La première ligne indique la spécialité, la deuxième au dessous indique le nom de la liste à l'intérieur de la spécialité.
Edition des listes
L'édition des listes est réalisée dans l'onglet " Edition listes ".
Votre spécialité est affichée en haut à gauche. Si votre administrateur vous en a donné le privilège, un menu s'affiche à droite pour choisir une autre spécialité.
Dans chaque spécialité, vous pouvez réaliser jusqu'à trois versions différentes (et totalement indépendantes) de vos listes en utilisant le menu situé sous la spécialité. Les versions alternatives 1 et 2 fonctionnent en conjonction avec leur équivalents sur l'onglet Tableaux de service, c'est à dire que les gardes situées dans ces listes se reportent sur le tableau de service du même nom.
La liste des médecins
La liste des médecins s'affiche à droite. Selon les privilèges dont vous disposez, vous pouvez ou non modifier cette liste.
Dans le cas où vous êtes autorisé à le faire, vous disposez sous cette liste de trois boutons permettant d'ajouter, modifier ou supprimer un médecin.
Lors de l'ajout ou de la modification, il s'affiche une fiche médecin contenant de nombreux renseignements complémentaires. Seul le nom est indispensable.
Vous pouvez préciser si vous le souhaitez pour chaque médecin à quel groupe il appartient (Groupe 1 par défaut). Cette fonction est utile uniquement pour le tableau de service : Le menu situé au-dessus de la liste des médecins permet de n'afficher qu'un sous-groupe de médecins, de façon à n'imprimer le tableau de service que pour les médecins sélectionnés (par exemple uniquement les PH titulaires, les internes et les attachés étant placés dans d'autres groupes). On modifie le groupe d'un médecin dans sa fiche (Bouton Modifier).
Lorsque vous supprimez un médecin de la liste, cela ne signifie pas qu'il disparaîtra d'anciennes listes déjà enregistrées dans la base. Vous pouvez donc sans crainte mettre à jour votre équipe.
Vous pouvez à tout moment réintégrer une médecin supprimé de la liste en utilisant la commande " réintégrer un médecin " du menu fichier.
Constitution de la liste
Pour faire une liste donnée, vous devez choisir celle-ci dans le menu déroulant situé sous la spécialité. Vous devez également choisir sur quelle période vous souhaitez travailler à l'aide du bouton " Autre période". Il n'y a aucun inconvénient à afficher une période plus longue que celle effectivement destinée à être remplie. Vous pouvez afficher les listes de mois en mois en utilisant les boutons M-1 et M+1.
Ensuite deux méthodes s'offrent à vous :
- la plus rapide consiste à cliquer sur la première case à remplir pour la sélectionner. Cliquez ensuite sur le nom du médecin souhaité et faites glisser ce nom sur la liste. Déposez le n'importe où dans le cadre de la liste : il ira se placer sur le jour sélectionné, et la date suivante se sélectionnera. Répétez l'opération jusqu'à la date désirée.
- Pour modifier une seule date, vous pouvez utiliser le bouton droit de la souris en cliquant sur une case, ce qui affichera un menu déroulant avec la liste des noms. Le dernier item " Effacer " permet de retirer un nom.
Vous pouvez également effacer des dates en série en utilisant le bouton situé au dessus de la liste des médecins.
Vous pouvez entrer des dates en série à l'aide du bouton du même nom. Il faut qu'une date soit sélectionnée en cliquant dans la colonne du calendrier. Vous pourrez au choix répéter le jour sélectionné chaque semaine, ou la semaine à laquelle appartient ce jour. Les modifications s'étendent jusqu'à la fin de la période affichée.
Lorsque la case située à gauche est cochée, il s'agit d'une date considérée comme réalisée et non plus prévisionnelle. La date n'est plus modifiable.
Exclusion de dates
En utilisant le bouton droit de la souris vous pouvez exclure une date de la liste (dernier item " Exclure ") du menu déroulant.
Vous pouvez également exclure des dates en série en utilisant le bouton situé au dessus de la liste des médecins.
La case s'affiche alors en grisé. Elle apparaît barrée d'un tiret lors de l'impression.
Cette fonction permet de différencier une date qui n'a pas à être pourvue d'une case non remplie.
Combinée à la fonction d'entrée en série, vous pouvez créer une liste partielle. Par exemple si vous avez une liste d'astreinte uniquement le samedi et le dimanche, excluez les cinq premiers jours de la semaine, et répétez la semaine.
Validation
Valider une date permet d'indiquer qu'il s'agit d'un état réalisé et non prévisionnel.
Selon les privilèges accordés par votre administrateur vous pourrez ou non valider les dates en cochant la case située à gauche du nom du médecin.
Vous pourrez valider des dates en série à l'aide du bouton du même nom, en sachant à vérifier soigneusement les lignes une par une préalablement.
Une date validée n'est plus modifiable.
Importation de listes
La fonction d'importation des listes permet d'importer des listes contenues dans un fichier texte.
Elle est spécialement conçue pour importer les fichiers d'export crées avec Gardian.
Les colonnes ne doivent pas contenir d'en-tête.
La première colonne doit correspondre à la première liste.
Placez vous dans l'onglet édition dans la spécialité où vous souhaitez importer des listes.
Choisissez une période
Utilisez la commande d'importation.
Vous devez localiser le fichier contenant les listes.
Celui-ci est lu : les noms de médecin trouvés dans le fichier sont ajoutés à la spécialité s'ils n'existaient pas.
Les dates déjà remplies dans la période affichée ne sont pas remplacées.
Tableau de service
Les tableaux de service sont accessibles en consultation, impression, édition et validation par le biais de l'onglet du même nom.
L'accès à ces différentes fonction est possible si votre administrateur vous en a donné les privilèges.
Consulter le tableau
Si vous avez le privilège de consulter les tableaux de service, votre spécialité est affichée en haut à gauche de la page. Vous pouvez éventuellement avoir accès à d'autres spécialités que vous choisirez à l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez créer jusqu'à trois versions différentes et indépendantes de vos tableaux de service (principal, Alternatif 1 et 2), qui fonctionnent en relation avec les versions correspondantes des listes de présence. Vous y accédez par le menu déroulant situé sous la spécialité.
La période affichée par défaut est le mois en cours. Vous pouvez choisir une autre période à l'aide des boutons situés au dessous.
Les boutons " Mois -1 " et " Mois +1 " vous permettent de vous déplacer d'un mois en arrière ou un mois en avant par rapport au mois actuellement affiché. Mois prochain et mois précédents se définissent par rapport à la date du jour.
Pour afficher le tableau de service d'un médecin, cliquez sur son nom dans la liste située à droite.
Le tableau s'affiche selon trois plages matin, après midi nuit.
Si le mode d'affichage en demi-journée a été choisi pour la spécialité, chaque couleur et abréviation correspond à un type de présence ou d'absence. Vous pouvez consulter ou imprimer l'aide mémoire en cliquant sur le bouton du même nom.
S'il s'agit d'un tableau en heures, les plages d'absences sont codées de la même façon en demi-journée, avec les abréviations et couleurs correspondants. Les plages correspondant à des présences contiennent un nombre à deux décimales indiquant le nombre d'heures effectuées (au quart d'heure près). Vous pouvez afficher le tableau en mode demi-journées temporairement à l'aide de la commande du menu fichier. L'inverse n'a pas de sens et est donc interdit.
La liste des médecins
La liste des médecins s'affiche à droite. Selon les privilèges dont vous disposez, vous pouvez ou non modifier cette liste.
Dans le cas où vous êtes autorisé à le faire, vous disposez sous cette liste de trois boutons permettant d'ajouter, modifier ou supprimer un médecin.
Lors de l'ajout ou de la modification, il s'affiche une fiche médecin contenant de nombreux renseignements complémentaires. Seul le nom est indispensable.
Vous pouvez préciser si vous le souhaitez pour chaque médecin à quel groupe il appartient (Groupe 1 par défaut). Cette fonction est utile uniquement pour le tableau de service : Le menu situé au-dessus de la liste des médecins permet de n'afficher qu'un sous-groupe de médecins, de façon à n'imprimer le tableau de service que pour les médecins sélectionnés (par exemple uniquement les PH titulaires, les internes et les attachés étant placés dans d'autres groupes). On modifie le groupe d'un médecin dans sa fiche (Bouton Modifier).
Lorsque vous supprimez un médecin de la liste, cela ne signifie pas qu'il disparaîtra d'anciennes listes déjà enregistrées dans la base. Vous pouvez donc sans crainte mettre à jour votre équipe.
Vous pouvez à tout moment réintégrer une médecin supprimé de la liste en utilisant la commande " réintégrer un médecin " du menu fichier.
Créer le tableau
Si vous avez le privilège de créer les tableaux de service, votre spécialité est affichée en haut à gauche de la page comme pour la consultation. Vous pouvez éventuellement avoir accès à d'autres spécialités que vous choisirez à l'aide du menu déroulant.
La période affichée par défaut est le mois en cours. Vous pouvez choisir une autre période à l'aide des boutons situés au dessous.
Pour éditer le tableau de service d'un médecin, cliquez sur son nom dans la liste située à droite.
Vous devez remplir trois plages matin, après midi nuit. Cette opération s'effectue à l'aide des deux boutons de la souris.
Pour le jour :
S'il s'agit d'entrer une plage de présence, le bouton gauche de la souris est différent selon qu'il s'agit d'un tableau en demi-journée ou en heures :
Dans le premier cas, un menu déroulant vous permet de choir le type de présence souhaité.
Dans un tableau horaire le bouton gauche permet de choisir le nombre d'heures effectuées dans la demi journée. On peut affiner au quart d'heure près à l'aide des derniers items de la liste.
De même, pour marquer une absence, cliquez avec le bouton droit de la souris dans la case souhaitée : un autre menu déroulant vous permettra de choisir le type d'absence souhaité, toujours en demi journée.
Pour la nuit :
En mode demi journée,cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des colonnes de nuit. Cette fonction permet de marquer le travail de nuit sans utiliser les listes, mais surtout de transformer une astreinte en astreinte + déplacement, ou en astreinte récupérée si c'est le cas. Lorsque la valeur entrée de cette manière est différente de celle prévue par la liste de garde, l'abréviation apparaît suivie d'un point d'exclamation.
En mode horaire, le menu permet d'indiquer le travail de nuit en nombre d'heures.
Chaque couleur et abréviation correspond à un type de présence ou d'absence. Vous pouvez consulter ou imprimer l'aide mémoire en cliquant sur le bouton du même nom.
Certaines case sont remplies par défaut, et l'abréviation ou le nombre d'heures est alors suivie d'un point : il s'agit de plages dont le contenu est imposé par une liste de présence. Dans ce cas ces cases ne sont pas modifiables, car les listes de présence s'imposent au tableau de service.
Par ailleurs, lorsque une date est validée (1ère colonne cochée), il s'agit d'un état considéré comme réalisé, et non plus prévisionnel. cette date n'est donc plus modifiable.
Lorsque le tableau est terminé, le bouton "Analyse" vous signale les plages non remplies, ainsi que les dates où le repos de sécurité n'est pas respecté. Les cases d'alarmes signalent en temps réel des anomalies (Cf.)
Entrées en série
Il est fortement conseillé d'entrer le tableau de service en série, d'autant plus qu'il contient un grand nombre de régularité.
Si un médecin a approximativement le même tableau de service chaque semaine, remplissez la semaine puis sélectionnez une date quelconque de la semaine dans le calendrier. Cliquez sur entrée en série et répétez la semaine sur toute la durée du tableau (1 an maximum). Il vous reste à corriger les dates qui sortent de l'ordinaire.
Vous pouvez faire la même opération pour un seul jour, ou une seule demi-journée.
Vous pouvez aussi appliquer le même type de journée sur plusieurs jours, typiquement pour entrer un congé d'une certaine durée.
Vous pouvez également remplir tout le tableau à partir de la date sélectionnée par un type donné , et corriger ensuite les exceptions. cette solution peut être la plus simple , par exemple pour un congé prolongé.
Les entrées en série ne concerne que la journée.
Tableau type
Le bouton tableau type permet d'accéder à un assistant destiné à remplir entièrement la période du tableau de service affiché pour un médecin donné.
Dans la partie gauche, vous définirez la semaine type de ce médecin, c'est à dire celle qu'il effectue en dehors d'absences exceptionnelle.
Dans la colonne de droite figure la liste des semaines de la période. Vous pourrez y programmer des absences semaine par semaine.
Cette fonction ne remplace pas des données déjà entrées dans le tableau de service, elle ne fait que compléter les case vides. Elle respecte également les jours fériés qui ne sont pas remplis.
Validation
Valider une date permet d'indiquer qu'il s'agit d'un état réalisé et non prévisionnel.
Selon les privilèges accordés par votre administrateur vous pourrez ou non valider les dates en cochant la case située à gauche du nom du médecin.
Vous pourrez valider des dates en série à l'aide du bouton du même nom, en sachant à vérifier soigneusement les lignes une par une préalablement.
Une date validée n'est plus modifiable.
Tableau mensuel
Vous pouvez imprimer le tableau sur une période de 31 jours maximum. Le premier jour n'est pas nécessairement le premier du mois. La prévisualisation est possible via le menu fichier.
La dernière colonne du tableau imprimé indique combien de dates sur le nombre affiché sont validées dans le tableau de service.
A la première impression, il vous sera peut-être demandé de préciser les paramètres d'impression. Choisissez "paysage", avec des marges égales à 10.
Tableau individuel annuel
Le tableau individuel annuel est un tableau de service concernant uns seul médecin et couvrant une année entière.
Pour l'imprimer, il faut sélectionner le médecin en question, puis afficher une année entière choisie à l'aide du bouton autre période.
Vous pouvez également imprimer un tableau individuel annuel vide et anonyme à l'aide de la commande du même nom dans le menu fichier. Cette grille peut servir à recueillir les informations auprès des médecins du service qui la rempliront manuellement.
Alarmes
Les trois cases colorées figurant dans la colonne de gauche sont des alarmes.
La case de gauche détecte des dates non remplies (vire au rouge). En mode horaire, la case est grisée, une case vide étant assimilée à zéro heure travaillée.
La case du milieu passe au rouge lorsqu'un repos de sécurité n'est pas respecté, c'est à dire qu'elle détecte plus de 24H de travail consécutif. Le repos de sécurité peut être pris la veille.
La case de droite passe au rouge lorsqu'une garde se trouve située entre des jours de congé annuel ou de RTT.
Statistiques
Des listes de présence
Si vous en avez les privilèges, vous pouvez choisir une période de travail en haut de la page. Vous pouvez éventuellement travailler sur d'autres spécialités que la votre.
Si l'abréviation A1 ou A2 figure à droite de la spécialité, c'est que vous travaillez sur une version alternative de vos listes et tableaux.
Choisissez la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir des statistiques à l'aide du menu déroulant.
En face du nom de chaque médecin de la spécialité s'affichent dans l'ordre:
- le nombre total de présences dans la liste pour la période considérée
- le nombre de présences en jours de semaine non fériés
- le nombre de présences les samedis non fériés
- le nombre de présences les dimanches et jours fériés
Sous ce tableau est indiqué le nombre de dates non renseignées (cases vides, non exclues dans la liste de présence) et le nombre de dates non validées.
Vous pouvez imprimer ce tableau en entier seul, ou l'ensemble des statistiques des différentes listes.
La prévisualisation est disponible dans le menu fichier.
Des tableaux de service
Si vous en avez les privilèges, vous pouvez choisir une période de travail en haut de la page. Vous pouvez éventuellement travailler sur d'autres spécialités que la votre.
Choisissez le médecin pour lequel vous souhaitez obtenir des statistiques à l'aide du menu déroulant.
Les deux tableaux situés en dessous affichent le détail des présences (à gauche) et des absences (à droite) pour le médecin sélectionné et pendant la période considérée.
Le total figure au dessous de chaque tableau.
Dans le cas d'un tableau en demi journées tous ces chiffres s'entendent en demi-journées, y compris pour le travail de nuit (1 garde= 2 demi-journées)
Sous ce tableau est indiqué le nombre de plages non renseignées et le nombre de dates non validées.
Dans le cas d'un tableau en heures, la colonne de gauche comptabilise le temps de présence en heures, tandis que les absences à droites sont comptabilisées en demi-journées.
Dans ce cas, les heures de présences effectuées sur certaines plages impliquent des indemnités de sujétions qui sont comptabilisées au dessous.
Vous pouvez imprimer ce tableau en entier seul, ou l'ensemble des statistiques des différentes médecins.
La prévisualisation est disponible dans le menu fichier.
Effectifs
Cet onglet permet de connaître le nombre de médecins disponibles jour par jour en fonction des tableau de service prévisionnels.
Si l'abréviation A1 ou A2 figure à droite de la spécialité, c'est que vous travaillez sur une version alternative de vos listes et tableaux.
Si vous en avez les privilèges, vous pouvez choisir une période de travail en haut de la page. Vous pouvez éventuellement travailler sur d'autres spécialités que la votre.
Vous pouvez calculer les effectifs sur la totalité de vos médecin, mais également par sous-groupe ou par combinaison de sous-groupes à l'aides des cases à cocher.
Effectifs théoriques
Pour utiliser au mieux cet onglet, fixez les effectifs théoriques prévus pour chaque demi journée de la semaine. Vous pouvez fournir un effectif en situation habituelle, et un effectif plancher (mini). Vous pouvez également définir une alerte de surnombre.
Vous pouvez également préciser les effectifs théoriques jour par jour pour des cas particuliers (semaines de vacances par exemple) en cliquant avec le bouton droit de la souris dans les cases correspondantes.
Effectifs par jour
Utilisez le bouton "Calculer" pour obtenir les résultats. Cette opération peut être plus ou moins longue. la barre de progression affiche l'avancement du calcul.
Les deux premières colonnes affichent le nombre de de médecins présents le matin et l'après-midi. les colonnes suivantes affichent les effectifs théoriques prévus pour le jour affiché.
Si l'effectif est calculé est supérieur ou égal à l'effectif normal, la case s'affiche en vert.
S'il se situe entre le normal et le minimum, la case est orange. Au dessous du minimum, elle est rouge.
Si l'effectif dépasse le surnombre programmé, la case s'affiche en bleu.
En cliquant sur la date dans le calendrier, vous pouvez afficher dans le tableau de gauche le détail par type d'absence et de présence.
Menu données
Sauvegardes et restauration
Le menu données permet (si vous avez les privilèges d'édition) d'effectuer des sauvegardes et des restaurations de vos données datées (listes de présence et tableaux de service).
La sauvegarde place ces données dans un fichier local situé dans le répertoire de l'application.
La restauration permet de récupérer ces données dans l'état où elles étaient au moment de la sauvegarde. La restauration détruit préalablement toutes les données datées de votre spécialité. C'est donc une fonction a utiliser avec précaution et en cas de nécessité absolue.
La commande état de la base affiche le nombre d'enregistrements de chaque type contenu dans la base pour votre spécialité.
Transferts
La commande transfert de listes et tableaux, permet de passer des portions de listes de présences ou de tableaux de service d'une version à une autre (Principal, Alternatif 1, Alternatif 2)
On peut transférer séparément tableaux ou listes (mais il est plutôt conseillé de les transférer ensemble).
On peut transférer le tableau de service d'un seul médecin.
On peut décider d'écraser les données existantes ou non.
On peut également à l'aide cette commande effacer les versions alternatives.
Administration
Spécialités
L'onglet administration affiche la liste des spécialités.
Si vous en avez le privilège vous pouvez créer et supprimer des spécialités.
Attention supprimer une spécialité supprime toutes les données qui y sont rattachées.
Au moment de créer une spécialité vous devrez décider si celle ci utilisera des tableaux de service en demi-journée où s'il s'agit d'un service à activité continue et utiliser un tableau de service en heures.
Ce choix est modifiable ensuite dans les préférences de spécialité, en sachant qu'on peut convertir heures en demi journées, mais pas l'inverse.
Listes
Si vous en avez le privilège vous pouvez créer et supprimer des listes à l'intérieur de votre spécialité ou d'autre spécialité.
Pour chaque liste vous devrez choisir à quelle partie de la journée elle correspond : nuit, matinée, après-midi ou journée. Vous pouvez également un des trois profils de liste personnalisables. Il faut avoir préalablement personnalisé ces profils dans les paramètres de spécialité.
Ensuite vous devrez définir à quelle type de travail de nuit ou de jour correspond cette liste, ce qui permettra le report des présences dans le tableau de service. Si vous utilisez des tableaux de service en heures et que le temps de travail correspondant à la liste est fixe, vous pouvez définir sa durée en heures, celle ci se reportera automatiquement dans le tableau.
Ces données sont modifiables à l'aide du bouton "Modifier"
On peut modifier l'ordre des listes à la souris, ce qui est important pour leur ordre d'apparition dans le menu déroulant, l'impression, l'affichage...
L'option "Ne pas reporter dans le tableau de service" évite le report automatique des présences, comme son nom l'indique.
L'option "Publiable hors spécialité" permet de décider quelles listes seront consultables par les utilisateurs des autres spécialités, s'ils ont ce privilège.
Utilisateurs et privilèges
Si vous en avez le privilège vous pouvez gérer la liste des utilisateurs d'Agenor de votre spécialité ou d'autres spécialités.
Dans le premier cas, ne s'afficheront que les utilisateurs de votre spécialité.
Après création, ou à tout moments, vous pourrez modifier les privilèges de ces utilisateurs.
Il existe deux grands types de privilèges :
- les privilèges sur la spécialité (partie gauche de la fenêtre). Si vous êtes un administrateur de spécialité, seuls ceux ci vous seront accessibles. Néanmoins, vous pourrez autoriser vos utilisateurs à consulter les listes d'autres spécialités.
- les privilèges transversaux sur toutes les spécialités (partie droite).
Les privilèges se répartissent selon trois onglets. leur nom devrait suffire à les expliciter.
Certains privilèges en activent d'autres qui leur sont logiquement subordonnés.
Après modification des privilèges, une case de couleur attribue un type à l'utilisateur :
- CL : consultation de listes
- PS : privilèges uniquement sur la spécialité
- A : administrateur, pouvoirs transversaux
- SA : pouvoirs généraux d'administration et de paramétrage du logiciel
- HS : l'administrateur hors spécialité existe en au moins à un exemplaire pour démarrer le déploiement de l'application en créant les premières spécialités. il ne sert plus à rien ensuite, mais ne peut être supprimé.
Définir travail de jour
Si vous en avez le privilège vous pouvez définir les différents types de plage de travail de jour.
Vous devez donner à chacun un nom explicite et une abréviation et une couleur qui apparaîtra dans le tableau de service.
Ces plages se répartissent entre présences et absences. Une présence est obligatoirement comptabilisée dans le temps de travail. Une absence peut éventuellement l'être en cochant la cas adhoc (par exemple un congé formation).
On peut modifier l'ordre des plages à la souris, ce qui est important pour leur ordre d'apparition dans le menu déroulant.
Définir travail de nuit
Si vous en avez le privilège vous pouvez définir les différents types de plage de travail de nuit.
Vous devez donner à chacun un nom explicite et une abréviation qui apparaîtra dans le tableau de service.
Ces plages correspondent à 3 types prédéfinis : garde, astreinte,Demi-garde demi astreinte
On peut modifier l'ordre des plages à la souris, ce qui est important pour leur ordre d'apparition dans le menu déroulant.
Paramètres locaux
Le bouton base permet de définir la connexion de l'application à sa base :
- la base locale est un fichier tableau.rbd situé dans le répertoire de l'application. l'intérêt est limité, mais permet de tester Agenor. un fichier de sauvegarde sauvebaseloc est crée à chaque fermeture de l'application.
- l'utilisation avec une base en réseau est le mode normal. Un serveur MySQL et la base tableau.sql doivent être installés (Cf notice spéciale). Le responsable du logiciel doit vous fournir les paramètres à entrer.
Paramètres de spécialité
Le bouton Paramètres de spécialité précise certaines options relatives à l'affichage des données dans votre spécialité :
- vous pouvez préciser que l'impression des listes de présence se fera en mode paysage (horizontal)
- vous pouvez afficher des initiales à la place des noms dans les listes de présence (affichées, imprimées, exportées). Il faut préalablement avoir définies ces initiales dans la fiche de chaque médecin.
- Vous pouvez décider de griser ou non les samedi, dimanche et jours fériés dans l'impression des listes de présence.
- Vous pouvez préciser combien de listes de présences vous souhaitez afficher par page. L'option automatique fera tenir le maximum possible sur une seule page (le maximum dépend du choix du sens de l'impression, portrait ou paysage)
Concernant les tableaux de service, la principale option est celle de savoir si le tableau de service sera affiché en demi-journée ou en heures.
Il y a peu de raisons de changer de type. Si vous souhaitiez le faire, la conversion s'effectuera correctement dans le sens heures -> demi-journées. Dans l'autre sens, les tableaux ne seront corrects que pour l'avenir.
- vous pouvez définir si les présences le samedi après-midi ou le dimanche donnent droit à une indemnité de sujétion
- vous pouvez afficher le samedi matin comme demi-journée de repos hebdomadaire par défaut dans les tableaux de service, si c'est le cas dans votre spécialité.
- vous pouvez définir jusqu'à trois profils de présences de journée personnalisés :
Pour chaque profil, il existe trois types de jours : LV : lundi au vendredi, S : samedi, DJF : dimanches et jours fériés. Pour chacune de ces catégories vous devez définir en cochant les cases si la présence correspond au matin, à l'après-midi ou au deux. Vous pouvez également donner un nom descriptif à votre profil.
- vous pouvez décider que le repos de sécurité s'appliquera systématiquement les lendemains de gardes (mais il reste possible de placer manuellement le repos de sécurité la veille, dans lequel cas cette règle ne s'appliquera pas).