F A Q

(Facile A Quomprendre...)

 

Voici un florilège des questions qui reviennent le plus souvent. J'y ai mis un certain nombre d'extraits du manuel que j'écris laborieusement, mais dont l'expérience montre qu'il est peu lu, ou du moins que les informations essentielles ont du mal à ressortir de la masse!

Définitions de base :

Equipe : ensemble des personnes qui participent au tour de gardes, astreintes, etc...
Tableau : en s’inspirant du jargon hospitalier, le tableau de gardes désigne l’ensemble des listes à remplir. Dans Gardian l'onglet tableau contient le tableau vide à remplir, puis le tableau définitif dit consolidé

Un plan de gardes contient:
- la définition de l'équipe: liste des médecins, préférences de chacun, dates de vacances, participation à telle ou telle liste de gardes...
- la définition de plages horaires correspondant à telle ou telle liste
- la définition de chacune des listes de gardes à pourvoir, les rapports qu'elles établissent entre elles, leurs plages horaires
- le tableau consolidé : ce sont les listes déjà réalisées, ainsi que les dates fixées à l'avance dans les listes à faire
- les options retenues pour l'attribution

Les préférences agissent sur le fonctionnement général du logiciel.
Les options d’attribution agissent sur le résultat de l’attribution des listes et permettent de moduler ce résultat.

1)    Comment imposer des gardes manuellement avant de compléter la liste ?

Dans l’onglet tableau : clic droit sur la case vide ouvre un menu déroulant avec la liste des médecins.

2)    Les jours fériés ne me conviennent pas.

Dans l’onglet tableau : cliquez sur la date. Elle change de statut.

3)    Comment lier des dates ?

Dans l’onglet tableau, il y a une colonne étroite à droite de la colonne des dates. Le clic droit sur cette colonne ouvre plusieurs possibilités :
-    lier des dates consécutives qui seront marquées 1,2,3 etc…
-    lier des dates quelconques par l’intermédiaire d’une fenêtre affichant le tableau entier, où il faut cliquer les dates à lier.

4)    Comment transporter ma base de données d’un ordinateur à un autre ?

Toutes vos données sont contenues dans un fichier gardbasenew.rsd qui se trouve dans votre dossier Documents/Données Gardian. Copiez ce fichier et mettez-le au même endroit sur l’autre ordinateur. Le fichier est le même sur Mac, PC et Linux.

5) Comment refaire l’attribution une fois celle-ci consolidée dans le tableau ?
Sur l'onglet tableau, il y a en haut et à droite un bouton "Effacer liste" pour vider le tableau. On peut aussi effecer certaines dates seulement avec un clic droit sur le nom, puis recommencer l'attribution pour les seules dates vides.
6) Je ne comprends pas la différence entre multiposte et séquentiel :

Les tableaux à plusieurs listes répondent à deux grands types d’organisation (que j’appellerai schémas):
- multiposte : les équipiers d'une même équipe sont répartis sur plusieurs postes au cours d’une tranche horaire unique. Exemple : urgences 1, urgences 2, service porte, senior d’astreinte au cours d’une même nuit de garde ;
- séquentiel : dans ce cas, les listes désignent plusieurs moments successifs d'une même journée. Exemple : matin, après-midi, nuit... Ces moments seront appelés dans ce manuel « vacations . Dans ce schéma, certaines listes peuvent être dédoublées, ce qui permet en quelque sorte de mixer multiposte et séquentiel.

7) Comment se fait-il que Gardian puisse fournir plusieurs listes différentes à chaque attribution ?

Partant de paramètres donnés, Gardian fonctionne selon des calculs de probabilités. Comme il y a des situations équiprobables, Gardian fait des tirages au sort, qui modifient eux même la suite de l’attribution. Il explore donc ainsi de nombreuses possibilités, qui peuvent d’ailleurs aboutir à un échec ou un succès de l’attribution avec des paramètres identiques.

8) Il y a plein de trous dans mes listes !

Le plus souvent, c'est que trop de conditions sont demandées dans les options. L'option "interdire deux WE successifs" est très exigente dès que le nombre d'équipier devient limite pour remplir toutes les listes.
Parfois, c'est l'option "essayer de répartir harmonieusement sur la période de travail" qui rend la solution difficile à trouver, ou alors "équilibrer entre les listes".

La solution consiste souvent à diminuer l'efficacité de ces options avec leur curseur respectif.


9) Comment les paramètres d’équité fonctionnent-ils ?

On peut demander une répartition équitable pour certains jours spécialement cochés : samedis, vendredis, etc…
Ceci influe la liste de deux manières : d’une part, pour chaque type de jour coché, Gardian essaiera de donner le même nombre de ces dates à chacun des équipiers (par exemple, le même nombre de samedis à chacun). D’autre part, il totalise ces dates sensibles pour en égaliser le nombre chez chacun. Par exemple, celui qui a eu un samedi de plus aura un dimanche de moins, etc…
Pour ce qui est du curseur d’équité :
S’il est bas, le résultat en terme de nombre total de garde sera assez proportionnel pour chacun au nombre idéal prescrit, avec éventuellement de grandes inégalités. S’il est haut, Gardian essaiera de donner le maximum prescrit aux équipiers qui prennent le moins de gardes, afin de minimiser l’écart avec ceux qui en prennent le plus.


10) Je n’arrive pas à garantir un nombre minimal de gardes à mes équipiers :

S’il existe une grande marge de manœuvre en terme de disponibilités, il peut y avoir des fluctuations dans le nombre de gardes obtenues par chacun, en particulier vers le bas
Pour fixer au mieux le nombre final de gardes de chacun, on peut utiliser la fonction planifier qui permet d'attribuer à chacun le même nombre maximal de gardes. Ainsi, Gardian aura très peu de marge de manœuvre et sera obligé de fixer le bon nombre à chacun.
On peut ensuite rétablir des différences en ajoutant des gardes aux uns et en enlevant aux autres.

11) Pourquoi l’attribution échoue-t-elle alors que le test est positif ?

Le seul test fiable est l’attribution elle-même ! Comme celle-ci peut être longue dans certains cas, le test sert à dépister en quelques secondes des situations d’impossibilité prévisibles : pas assez d’équipiers, délais trop longs, etc… Mais le test n’est pas exhaustif, et il pèche parfois par optimisme.


12) Le bouton « sauver listes » ne s’active pas :

Il faut entrer le numero de série de Gardian dans l’écran d’accueil de Gardian . appuyer sur la touche du même nom en haut à droite de la fenêtre principale.
On obtient gracieusement ce code en m’écrivant à : logicielgardian@gmail.com